Chính sách ngôn ngữ

Những người không nói tiếng Anh là ngôn ngữ chính và có khả năng đọc, viết, nói hoặc hiểu tiếng Anh hạn chế có thể là người LEP.

Home Forward sẽ thực hiện các bước hợp lý để xác định những người LEP được phục vụ hoặc gặp phải bằng các phương pháp sau:

• Đăng thông báo tại tất cả các văn phòng Home Forward và các địa điểm nộp đơn liệt kê các ngôn ngữ thường gặp và thông báo cho những người LEP về hỗ trợ ngôn ngữ có sẵn;



• Yêu cầu người nộp đơn, cư dân và người tham gia liệt kê ngôn ngữ chính của họ và nhu cầu thông dịch viên trên đơn đăng ký và tuyên bố đủ điều kiện; và

• Theo dõi thông tin LEP bằng phương tiện điện tử.

Các loại dịch vụ ngôn ngữ có sẵn

Home Forward sẽ thực hiện các bước hợp lý để cung cấp các dịch vụ ngôn ngữ nói và viết như được mô tả trong phần này. Khi xác định dịch vụ ngôn ngữ nào cần được cung cấp, Home Forward sẽ xem xét các yếu tố sau:

A. Số lượng hoặc Tỷ lệ Người LEP Được Phục vụ hoặc Gặp gỡ trong Dân số Dịch vụ Đủ điều kiện

Home Forward sẽ xem xét kinh nghiệm trước đây của mình với các buổi gặp gỡ LEP để xác định phạm vi và quy mô của các dịch vụ ngôn ngữ cần thiết. Home Forward cũng sẽ tham khảo các dữ liệu khác để tinh chỉnh hoặc xác thực kinh nghiệm trước đây, bao gồm dữ liệu điều tra dân số mới nhất cho khu vực được phục vụ.

B. Tần suất mà các cá nhân LEP tiếp xúc với Chương trình

Home Forward sẽ thực hiện các bước hợp lý để đánh giá, một cách chính xác nhất có thể, tần suất tiếp xúc với người LEP từ các nhóm ngôn ngữ khác nhau. Việc tiếp xúc với một nhóm ngôn ngữ cụ thể càng thường xuyên thì khả năng cần các dịch vụ ngôn ngữ nâng cao cho ngôn ngữ đó càng cao. Việc tiếp xúc ít thường xuyên hơn với các nhóm ngôn ngữ khác nhau có thể gợi ý một giải pháp khác và ít chuyên sâu hơn.

C. Bản chất và tầm quan trọng của Chương trình, Hoạt động hoặc Dịch vụ do Chương trình cung cấp

Hoạt động, thông tin, dịch vụ hoặc chương trình càng quan trọng hoặc hậu quả có thể xảy ra khi tiếp xúc với người LEP càng lớn thì khả năng cần đến dịch vụ ngôn ngữ càng cao.

D. Các nguồn lực có sẵn để Home Forward và chi phí

Mặc dù chính sách của Home Forwardlà thực hiện các bước hợp lý để cung cấp quyền truy cập có ý nghĩa vào các chương trình và hoạt động của Home Forward cho người có trình độ tiếng Anh hạn chế (LEP), nhưng trong một số trường hợp, việc thiếu nguồn lực có thể hạn chế việc cung cấp các dịch vụ ngôn ngữ. "Các bước hợp lý" có thể không còn hợp lý khi chi phí vượt quá đáng kể lợi ích. Home Forward sẽ tìm kiếm các phương tiện hiệu quả nhất về chi phí để cung cấp các dịch vụ ngôn ngữ có năng lực và chính xác trước khi hạn chế các dịch vụ do lo ngại về nguồn lực.

Home Forward sẽ sử dụng phiên dịch viên hợp đồng và nhân viên song ngữ Home Forward để cung cấp dịch vụ. Nếu người LEP muốn, họ có thể tự chi trả chi phí sử dụng phiên dịch viên trưởng thành do họ lựa chọn (có thể là phiên dịch viên chuyên nghiệp, thành viên gia đình hoặc bạn bè) thay thế hoặc bổ sung cho các dịch vụ ngôn ngữ miễn phí do Home Forwardcung cấp. Home Forward có thể, theo quyết định của mình, lựa chọn cung cấp phiên dịch viên riêng ngoài phiên dịch viên do gia đình sử dụng.

Home Forward sẽ thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo năng lực của nhà cung cấp dịch vụ ngôn ngữ. Khi cung cấp hỗ trợ ngôn ngữ nói, Home Forward sẽ sử dụng các tiêu chí chung sau để đảm bảo giao tiếp hiệu quả với người LEP:

• strahiện trình độ thành thạo và khả năng truyền đạt thông tin chính xác bằng cả tiếng Anh và ngôn ngữ khác, đồng thời xác định và sử dụng phương thức phiên dịch phù hợp;

• Kiến thức bằng cả hai ngôn ngữ về bất kỳ thuật ngữ hoặc khái niệm chuyên ngành nào liên quan đến chương trình hoặc hoạt động của Home Forwardvà về bất kỳ từ vựng và cách diễn đạt cụ thể nào được người LEP sử dụng;

• Hiểu và tuân thủ các quy tắc bảo mật và công bằng;

• Nhận thức về “chủ nghĩa địa phương” được người LEP sử dụng;

• Hiểu biết và tuân thủ vai trò của họ như là người phiên dịch mà không

  chuyển sang vai trò cố vấn, cố vấn pháp lý hoặc các vai trò khác.

   

Khi cần phiên dịch và việc phiên dịch là hợp lý, việc phiên dịch phải được thực hiện kịp thời để tránh việc từ chối quyền lợi hoặc dịch vụ. Trường hợp việc tiếp cận hoặc thực hiện quyền lợi hoặc dịch vụ không bị cản trở thực sự do sự chậm trễ hợp lý, việc hỗ trợ ngôn ngữ có thể bị trì hoãn một cách hợp lý.

Home Forward sẽ thực hiện các bước hợp lý để cung cấp bản dịch bằng văn bản các tài liệu quan trọng liệt kê các quy tắc và hướng dẫn của chương trình cho mỗi nhóm ngôn ngữ LEP đủ điều kiện, chiếm năm phần trăm hoặc 1.000 người, tùy theo số nào ít hơn, trong tổng số người nộp đơn/người tham gia/cư dân của chương trình. Việc một tài liệu (hoặc thông tin mà nó yêu cầu) có quan trọng hay không có thể phụ thuộc vào tầm quan trọng của chương trình, thông tin, cuộc gặp gỡ hoặc dịch vụ liên quan, và hậu quả đối với người LEP nếu thông tin đó không được cung cấp chính xác hoặc kịp thời. Ví dụ, đơn đăng ký một số hoạt động giải trí thường không được coi là tài liệu quan trọng, trong khi đơn đăng ký nhà ở có thể được coi là quan trọng.

Tất cả các tài liệu yêu cầu người nộp đơn hoặc người tham gia phải bao gồm một tuyên bố bằng ngôn ngữ của các nhóm đủ điều kiện, nội dung như sau: "Thông tin quan trọng về nhà ở của bạn! Nếu bạn cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay lập tức". Home Forward sẽ thực hiện các bước hợp lý để cung cấp phiên dịch bằng lời nói cho các tài liệu khác, nếu cần.

Đối với tất cả các tài liệu có sẵn bằng ngôn ngữ của các nhóm đủ điều kiện, phiên bản tiếng Anh của các tài liệu sẽ bao gồm một tuyên bố ở cuối bằng ngôn ngữ của các nhóm đủ điều kiện có nội dung "Biểu mẫu này có sẵn bằng (ngôn ngữ) theo yêu cầu".

Đối với các nhóm ngôn ngữ LEP chiếm ít hơn năm phần trăm hoặc 1000 người nộp đơn, người tham gia hoặc cư dân của chương trình, Home Forward sẽ không dịch tài liệu viết, nhưng sẽ thực hiện các bước hợp lý để cung cấp phiên dịch miệng cho tài liệu viết theo yêu cầu.

Tương tự như phiên dịch viên nói, Home Forward sẽ thực hiện các biện pháp hợp lý để đảm bảo năng lực biên dịch của người dịch tài liệu viết. Trong trường hợp liên quan đến các tài liệu pháp lý hoặc tài liệu quan trọng khác, Home Forward sẽ nỗ lực hợp lý để sử dụng phiên dịch viên được chứng nhận.

Khi nhận được cuộc gọi từ người nộp đơn, người tham gia hoặc cư dân LEP, nhân viên Home Forward sẽ nỗ lực hết sức để xác định ngôn ngữ mà người gọi đang nói. Cuộc gọi sẽ được chuyển tiếp đến nhân viên Home Forward nói cùng ngôn ngữ với người gọi để được hỗ trợ. Nếu nhân viên Home Forward không có mặt tại thời điểm cuộc gọi, người gọi sẽ được yêu cầu gọi lại khi có phiên dịch viên. Phiên dịch viên sẽ được sắp xếp trong một khoảng thời gian hợp lý.

Khi người nộp đơn, người tham gia hoặc cư dân LEP đến văn phòng Home Forward , nhân viên Home Forward sẽ nỗ lực hết sức để xác định ngôn ngữ mà người gọi đang nói bằng cách sử dụng thẻ "Tôi nói". Nếu nhân viên Home Forward nói được ngôn ngữ đó có thể hỗ trợ người nộp đơn, người tham gia hoặc cư dân, họ sẽ hỗ trợ trực tiếp hoặc qua điện thoại. Nếu nhân viên Home Forward không có mặt tại thời điểm gặp, người đó sẽ được yêu cầu quay lại khi có phiên dịch viên. Phiên dịch viên sẽ được sắp xếp trong một khoảng thời gian hợp lý.

Thư từ nhận được bằng các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh sẽ được dịch bởi nhân viên Home Forward những người nói được ngôn ngữ đó, nếu có, hoặc bởi công ty dịch thuật theo hợp đồng của Home Forward. Thư trả lời sẽ được dịch sang cùng ngôn ngữ với thư đã nhận.

Home Forward sẽ đảm bảo nhân viên hiểu rõ nghĩa vụ cung cấp quyền truy cập thông tin và dịch vụ có ý nghĩa cho người khuyết tật (LEP). Home Forward sẽ cung cấp đào tạo để đảm bảo rằng:

• Nhân viên có năng lực về các chính sách và thủ tục LEP; và
  
  
• Các nhân viên tiếp xúc với công chúng được đào tạo để làm việc hiệu quả với phiên dịch viên.

Khóa đào tạo này sẽ được đưa vào chương trình định hướng của phòng ban dành cho nhân viên mới.

Nhân viên sẽ được cung cấp danh sách các biểu mẫu có sẵn bằng các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh và danh sách nhân viên Home Forward song ngữ.

Home Forward sẽ thông báo cho người có trình độ tiếng Anh hạn chế (LEP) về việc cung cấp hỗ trợ ngôn ngữ miễn phí, đảm bảo quyền tiếp cận có ý nghĩa với các chương trình và dịch vụ của Home Forward. Ví dụ về thông báo có thể bao gồm:

• Đặt biển báo tại các khu vực chung, văn phòng và bất kỳ nơi nào có đơn đăng ký. Biển báo phải được dịch sang các ngôn ngữ phổ biến nhất;

• Ghi rõ trong các tài liệu tiếp cận cộng đồng rằng các dịch vụ ngôn ngữ có sẵn. Những tuyên bố này sẽ được dịch sang các ngôn ngữ phổ biến nhất;

• Làm việc với các tổ chức cộng đồng cơ sở và tôn giáo cùng các bên liên quan khác để thông báo cho những người LEP về các dịch vụ của Home Forward, bao gồm cả việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ;

Home Forward sẽ liên tục theo dõi việc thực hiện kế hoạch LEP để xác định xem có cần cung cấp các tài liệu, chương trình, dịch vụ và hoạt động mới cho người LEP hay không. Ngoài ra, Home Forward sẽ xem xét kế hoạch LEP hàng năm để đánh giá các thông tin sau:

• Tỷ lệ người LEP trong dân số đủ điều kiện tham gia nghĩa vụ quân sự;

• Tần suất gặp gỡ với các nhóm ngôn ngữ LEP;

• Bản chất và tầm quan trọng của các hoạt động đối với người LEP;

• Sự sẵn có của các nguồn lực;

• Liệu sự hỗ trợ ngôn ngữ hiện có có đáp ứng được nhu cầu của người LEP hay không;

• Nhân viên có biết và hiểu kế hoạch LEP và việc thực hiện kế hoạch này không.