sơ công khai

Yêu cầu hồ sơ công khai của Home Forward phải được thực hiện bằng văn bản. Bạn có thể:

1. Nộp biểu mẫu trực tiếp bằng cách sử dụng Biểu mẫu yêu cầu hồ sơ trực tuyến
2. Tải mẫu đơn và gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp đến:

Khi yêu cầu hồ sơ công khai được nhận qua kênh thích hợp, Home Forward sẽ xác nhận đã nhận được yêu cầu trong vòng năm ngày làm việc, [ 1 ] trừ khi yêu cầu được đáp ứng trước thời điểm đó. [ 2 ]

Sau khi xác nhận yêu cầu, Home Forward sẽ hoàn thành yêu cầu trong thời gian sớm nhất có thể và không chậm trễ vô lý. [ 3 ] Nếu Home Forward không thể hoàn thành yêu cầu trong vòng 15 ngày, Home Forward sẽ thông báo cho người yêu cầu trong vòng 15 ngày kể từ ngày yêu cầu ban đầu và cung cấp ước tính thời gian hoàn thành yêu cầu. Nếu Home Forward không thể hoàn thành yêu cầu trong thời gian ước tính, Home Forward sẽ thông báo cho người yêu cầu trong thời gian sớm nhất có thể và cung cấp ước tính cập nhật.

Home Forward sẽ cung cấp một bản sao hồ sơ công khai theo mẫu được yêu cầu, nếu có, hoặc theo mẫu mà Home Forward lưu giữ hồ sơ công khai, [ 4 ] nhưng sẽ không tạo hồ sơ mới theo định dạng mới để đáp ứng yêu cầu.

Nếu Home Forward quyết định, dựa trên bản chất của yêu cầu, rằng họ sẽ tính phí để thực hiện yêu cầu hồ sơ công khai, Home Forward sẽ cung cấp cho người yêu cầu một bản ước tính chi phí và thời gian bằng văn bản để cung cấp tài liệu trong vòng một tuần kể từ phản hồi ban đầu cho người yêu cầu. Không nhân viên nào được sử dụng thời gian để trả lời yêu cầu trước khi nhận được ủy quyền bằng văn bản của người yêu cầu để tiến hành và đồng ý thanh toán các chi phí phát sinh. Tài liệu sẽ không được cung cấp nếu người yêu cầu chưa thanh toán khoản phí áp dụng. Nếu ước tính chi phí vượt quá 25 đô la và không được miễn phí, có thể yêu cầu đặt cọc 50% để bắt đầu công việc.

Nếu yêu cầu bao gồm bản sao, Home Forward sẽ tính phí sao chép theo biểu phí mới nhất được Thành phố Portland .

Nếu yêu cầu yêu cầu hơn ba giờ làm việc của nhân viên, nghiên cứu hoặc luật sư xem xét, thì có thể tính thêm phí lao động cho bất kỳ thời gian nào đã bỏ ra, bao gồm thời gian dành cho việc tìm kiếm, xem xét, biên tập, sao chép và giám sát việc một người kiểm tra hồ sơ gốc để bảo vệ chúng, thời gian nghiên cứu để tìm kiếm và phân tích hồ sơ được yêu cầu, ngay cả khi không tìm thấy hồ sơ nào hoặc nếu hồ sơ được yêu cầu được xác định là miễn tiết lộ và bất kỳ thời gian nào dành cho việc thông báo cho nhân viên công về yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân của nhân viên.

Phí cho thời gian nhân viên bỏ ra để trả lời các yêu cầu về hồ sơ công khai sẽ được tính như sau: Mức lương theo giờ của từng nhân viên cộng với 59% phí bảo hiểm sức khỏe và phúc lợi (Phí = mức lương theo giờ x 1,59 x thời gian bỏ ra).

Home Forward sẽ tính phí dịch vụ nếu Home Forward xác định rằng yêu cầu cần được luật sư xem xét. Phí dịch vụ luật sư xem xét sẽ phản ánh chi phí thực tế của Home Forward và có thể bao gồm thời gian luật sư dành cho việc xem xét, biên tập hoặc phân loại hồ sơ để tìm các trường hợp miễn trừ. 

Home Forward có thể cung cấp bản sao hồ sơ công khai miễn phí hoặc với mức phí giảm đáng kể nếu chúng tôi xác định rằng việc miễn hoặc giảm phí là vì lợi ích công cộng vì việc công khai hồ sơ chủ yếu mang lại lợi ích cho công chúng nói chung.[5]

Home Forward sẽ xác định xem có nên miễn hoặc giảm phí theo từng trường hợp cụ thể và sẽ xem xét các tiêu chí do Tổng chưởng lý Oregon đề xuất khi đưa ra quyết định đó[6].